关于收集2017年度档案材料的通知

校属各部门、二级学院：

    档案是学校发展历史的真实凭证，也是重要的信息资源，更是我校今后各项工作进一步开展的重要参考依据，具有极其重要的保存价值和实用价值。我校档案馆将于2018年4月份开展档案整理、移交工作，现将有关事项通知如下：
   综合档案归档工作
    1、归档范围和分类
    各部门应按照《湖南财政经济学院档案文件材料归档细则》（院发[2014]22号）文件的要求，将应归档的2017年度文件材料收集完整。（有些部门2016年档案因评估需要延后移交的，请与2017年的档案材料一起移交档案馆）
     2、归档要求
    （1）各部门分管档案工作的领导要切实加强对本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何部门和个人不得将应归档材料据为己有。
    （2）凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
    （3）重要请示类文件材料如已答复，须将相关批复材料和原材料合并归档。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
    （4）归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。
    （5）归档材料必须完整，在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。归档材料整理后，要逐项填写《档案移交目录》，将目录和材料一同归档。
    （6）归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明时间、地点、人物、事件，并刻录光盘（一式2份）。
     3、归档程序
    （1）归档验收
     档案移交时，交接双方当面检查，档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。
    （2）移交手续
     归档部门兼职档案员移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的《档案材料移交目录》，目录表一式2份，交接双方签字并加盖所在部门印章后，归档单位留存1份，档案馆留存1份备查。
    4、归档时间及地点
    （1） 各部门移交档案时间：2018年4月1日—5月31日
    （2） 档案移交地点：办公楼9楼916室
    （3） 联系人：傅琴（文书材料）    电话： 0731-88811991

                  张文（声像材料）    电话： 0731-88811709

                                                                                                                       2018年3月20日