第一章 总 则
第一条 为了进一步加强学生学杂费（指学费、住宿费及代收费，简称”学杂费”，下同）的收缴和管理工作，保障学院和受教育者的合法权益，确保学院办学资金来源，根据《中华人民共和国高等教育法》、《普通高等学校学生管理规定》、《湖南省行政事业性收费管理条例》和《高等学校收费管理暂行办法》等有关规定，结合学院实际，制定本办法。
第二条 高等教育是非义务性教育，按规定及时足额缴纳学杂费是学生应尽的义务。学生应提高认识，切实增强依法缴费观念，积极主动缴纳学杂费。
第三条 学费按学年收取，不跨学年预收（试行学分制收费，按学年预收学分学费）。
第四条 学杂费收缴是一项政策性强、涉及面广的综合性系统工作，是学院财务收入的重要渠道，财务处、学生工作部（处）、教务处、各系部等职能部门应高度重视、密切配合，增强学杂费收缴工作的责任感，加强对学生依法缴费上学的教育，督促学生按时足额缴纳学杂费，共同做好学生学杂费收缴工作。
第五条 本办法适用于学院普通高等教育本专科学生。
第二章 组织管理与职责
第六条 学院成立由分管财务、纪检监察的院领导为组长，财务处、教务处、招生就业指导处、学生工作部（处）、纪检监察室等部门负责人及教学系部党政主要负责人组成的收费工作领导小组，负责学杂费收缴的组织、协调、检查指导工作。
第七条 各职能部门应根据各自职责加强学杂费收费管理。
（一）财务处
财务处是学院收费管理的职能部门，具体负责各类学生学杂费的收缴、核算、查询、统计分析、考核、信息通报和组织协调工作。在学院收费管理工作中承担以下职责：
1.代表学院按照国家和上级有关规定拟定学生收费项目和收费标准，并按规定程序报批与执行；不自立项目收费、不提高标准收费、不扩大范围收费，不违背学生意愿强制收取服务性收费和代收费，使用合法的收费票据收费。
2.负责教育收费许可证的上证登记和年审，严格执行教育收费公示制度，设立教育收费公示牌，亮证收费，所有收费项目上网公示，自觉接受广大学生、家长和社会的监督。
3.负责收费票据的统一领购、保管、使用和核销工作。
4.负责学费、住宿费和代收费的统一收取、统一管理、统一核算，对各类办学收入要按照国家有关规定实施“收支两条线”管理，做好对账工作。
5.负责建立学生收费管理数据库，负责提供学生缴费情况查询服务，定期提供学生收费情况统计报表，及时通报学生收费情况。
6.及时清理学生欠费情况，定期于每学年开学后2周、1个月、学期末及时、准确地向各系部（含辅导员）、学生工作部（处）和教务处提供学生欠费清单情况，各系部收到欠费清单后的1周内将核对结果书面反馈财务处以及学生工作部（处）和教务处，共同做好学生欠费清缴工作。财务处应按不同管理需求和权限，定期在校园网学费查询系统上更新收费数据。网上收费数据必须包括学生个人缴费信息、系部及班级缴费信息，欠费学生名单及金额。凭教务处的学生学籍异动通知单或审批表、系部的公寓变动登记或学生处的学生学年走读申请或审批表及时准确更新收费基础数据库。
7.年末根据各系部学杂费收缴情况，执行本办法规定的奖惩方案。
8.在招生就业指导处、学生工作部（处）和合作银行的配合下，及时制作银行金融IC卡以备邮寄给新生。
9.按国家规定从学费收入中提取一定比例经费专款专用，通过各种方式资助经济困难学生。
（二）教务处
1.应于新生报到后一个月内准确完整地向财务处提供已注册新生名单（含学号、姓名、性别、系部名称、专业名称、身份证号码），以便财务处及时、准确录入新生缴费信息。
2.严格注册管理。负责向财务处、学生工作部（处）及相关系部提供建立全日制本、专科学生收费管理数据库的基本信息，严格按规定把好注册关和考试关。
3.因转学、退学、休学、复学、留降级、插班、转专业、出国、开除和入伍等原因造成学生学籍异动，应以书面形式及时通知财务处，以便财务处及时准确调整收费数据。
4.配合系部加强对学生欠费的催缴。
5.负责每学年按学生实际领用的教材资料结算教材款，学生凭教材管理办公室出示的证明办理教材结算手续，多退少补。
（三）招生就业指导处
1.新生报到前将录取学生信息准确地向财务处、教务处等部门提供花名册（含录取通知书流水号、姓名、性别、系部名称、专业名称、身份证号码等）。
2.为了确保顺利银行批扣学杂费，配合财务处、学生工作部（处）将银行金融IC卡和新生入学须知等随《录取通知书》邮寄给新生。
3.对欠费毕业学生不准提取个人毕业档案，不提供毕业生推荐表。
（四）学生工作部（处）
1.加强学生宿舍管理，定期清理公寓制住宿情况，并将公寓制住宿学生名册（含调整）报财务处，严格控制校外住宿（含走读）学生的审批手续。
2、负责并认定对少数特困学生学费减免申请进行初审，在分管学生工作和财务工作的院领导审批后报财务处。
3.执行国家有关资助经济困难学生的规定，完善“奖、贷、助、补、减”等配套政策和措施；做好国家助学贷款工作，帮助家庭经济困难学生不因家庭困难影响其入学和完成学业；督促贷款银行及时发放到位。
4.指导和配合各系部做好学生诚信教育，协助并督促系部做好学杂费催缴工作，严格按本办法有关条款，对无故拖欠学杂费的学生进行相应处罚等。
5.加强毕业生离校管理工作，学生凭《学生离校手续审批单》依次办理离校手续，对欠费学生暂缓办理其离校手续。
（五）各教学系部
各系部是组织本系学生按规定缴纳学杂费的责任单位，实行党政一把手负责制，在学院收费管理工作中承担以下职责：
1.负责对学生缴费工作的宣传引导，组织学生按时足额缴纳学杂费，及时催缴，发放学生缴费收据。
2.加强学生公寓制住宿管理，新学年开学前及时向财务处提供学生公寓住宿信息（含学号、姓名、系部、班级、住宿栋号、住宿类型等），及时提供学生住宿异动情况；办理已缴费或已办理住宿缴费学生的入住手续。
3.根据国家及学院有关政策规定，组织、审查、评定各类奖助学金。
4.负责学生缓缴学费资格的审查、认定。
5.会同学生工作部（处）、财务处组织学生国家助学贷款申请、审核和发放。
6.负责对学生缴费中出现的问题及时与学生家长沟通，及时将学生欠费情况随学生学年成绩通知单邮寄学生家长。
7.对欠费毕业学生不予发放毕业证书、学位证书以及相关档案。
8.会同学生工作部（处）加强对学生的诚信教育，建立学生诚信档案。
（六）纪检监察室
1.加强监督检查。督促各职能部门不折不扣地执行国家和省制定的教育收费政策，严肃教育收费纪律。
2.实行责任追究。认真受理学生和群众关于教育收费问题的举报、投诉和情况反映。对有关部门不按国家和省规定的收费项目和标准收费，或违反规定巧立名目收费的，依法进行严肃查处，并依照规定追究有关责任人的责任。
第八条 坚持“谁主管，谁负责”的原则。未经批准或认可，院属其他部门不得另立名目，自行收费。
第三章 收费程序和方式
第九条 新生收费程序
（一）建立新生个人账户。根据招生录取工作进度，招生就业指导处、继续教育部应及时提供录取学生的姓名、考生号、身份证号等相关资料，财务处与合作银行为学生制作银行金融IC卡，随录取通知书一并寄给学生，学生根据通知书（入学须知）规定的缴费数额和缴费要求在当地银行办理个人存款手续。
（二）建立新生收费数据库。招生工作结束后，教务处、继续教育部应尽快完成新生的学号编制，在新生报到前15日，提交准确的新生信息，财务处按照确定的收费项目及标准，建立新生收费数据库。其中新生住宿费按照统一标准预收，入学后，按实际住宿标准多退少补。
（三）委托银行批量代扣。财务处将新生收费数据提交代扣银行，银行于新生报到前集中代扣；批扣不成功的学生，在报到日到指定的收费地点办理缴费手续。财务处将打印的“缴费收据”负责发放到各教学系部，各系部负责发放给学生本人，以此作为学籍注册的依据，学生应妥善保管收费凭证，防止丢失，以便办理相关注册手续和后期备查。
（四）新生公寓住宿标准的确定。新生入住学生公寓后，由学生工作部（处）核实新生住宿情况，并按要求录入新生住宿标准，于每年10月底前报财务处，经财务处审核后，按实际住宿标准对预收住宿费进行多退少补。
（五）学生收费信息的公布。财务处应不定期统计学生缴费和欠费情况，并在财务处网页上公布及时通知各普教生、继续教育类学生的学籍注册部门和各系部，并通过各系部通知欠费本人。
第十条 在校生收费程序
（一）收费前期准备。财务处于暑假前将按学年制收费的学生应缴费金额和按学分制收费的收费标准通知各系部，由系部负责要求学生于新学年报到前10天将应缴费用存入个人金融IC卡中。
（二）对学生公寓调整的处理。在校生调整公寓，住宿费标准发生变化的，由学生工作部（处）负责统计变更情况，于每年10月底前报财务处，经财务处审核后，按实际住宿标准对在校生已缴住宿费进行多退少补。学年内一般不予调整宿舍。
（三）其他程序与新生收费的程序相同。
第十一条 学杂费实行银行卡刷卡制度。财务处通过银行电子划转的方法代扣学费。
1、学生缴费实行“银行批量代扣代缴”或“pos机刷卡缴费”两种办法，不收取现金。“银行批量代扣代缴”是指学生与财政部门委托学院指定的代收银行签定代扣学杂费协议并办理缴费银行金融IC卡后，在财务处规定期限内将学生本人应缴金额及时足额存入学院与学生约定的缴费银行金融IC卡中，然后由学院财务处通知经办银行在规定的时间内依据政策规定的收费项目和收费标准，直接从学生个人账户内将该学年应缴学杂费扣缴至省财政厅非税收入管理局账户内。“pos机刷卡缴费”是指学生持银联卡或建行龙卡到学院财务处缴费点办理缴费手续，仅限于经学院批准欠缴、缓缴部分学杂费的学生。
2、新生入学前，学院将缴费银行金融IC卡随录取通知书一并寄给学生。入学后各系组织学生与学院指定的代收银行签定《银行代收学杂费委托书》，确定扣缴学杂费的缴费银行卡账号，该银行金融IC卡将作为学生在校期间缴交学杂费的专用银行卡，务必妥善保管。
3、若缴费银行金融IC卡不慎遗失，学生应尽快到学院指定银行补办银行金融IC卡，并与银行签订《学杂费委托代扣协议》，然后到学院财务处收费管理科变更登记新银行金融IC卡账号，以免影响银行代扣学杂费工作的正常进行。
4、学生新办银行金融IC卡账号后，须及时修改账户密码，以确保资金安全。
5、在校学生可将学费、住宿费和代收费在新学年开学前两周内存入本人所持借记卡，由学院通过银行统一在规定时期内实施银行卡自动扣划，应妥善保管好缴费收据，以备核对。
第四章 缓、减、免的规定
第十二条 确因家庭经济特别困难不能按时缴清学杂费的学生，可以申请缓缴学费。办理申请手续时，学生必须在每学年开学两周内提供由乡镇（街道）及以上政府出具的家庭困难证明和本人书面申请，经其所在系部、学生工作部（处）及学院分管院领导逐级审批后，方可允许其缓缴学费，缓缴期限原则上不超过3个月（最长不得延至助学贷款发放之后），并严格控制缓缴学生比例（减免学费的比例不得超过该系部在校学生应缴学费数的5%）。以前年度学费未缴清者，不予办理以后年度学费缓缴手续。
对“ACCA”类学生、“专升本”学生、继续教育类学生以及应届毕业生，原则上不允许缓缴学费。
第十三条 家住学院附近且有特殊情况不能住校的走读学生，由本人提出书面申请，并附家长意见，经所在系部同意，报学生工作部（处）批准后，免交当年住宿费。申请及审批手续必须在秋季开学后两周内办妥，并报财务处核查，否则视同住校处理。
第十四条 家庭经济特别困难的学生有下列情形之一的，经本人申请和系部指定负责人审核签署意见，报学院有关部门审核后，报分管院长批准，可以减免部分或全部学费：
（一）革命烈士的遗孤、孤儿以及父母均丧失劳动能力又无其他经济来源的；
（二）国家、省教育主管部门政策规定必须予以减免学费的。
第十五条 学生有下列情形之一的，不予批准缓交或减免学费：
（一）弄虚作假，伪造事实和证明材料的；
（二）违法违纪，受到学校警告以上处分或通报批评的；
（三）外出租房居住的（学院批准的除外）；
（四）有吸烟、酗酒、泡网吧或游戏厅、用奖学金请客以及其他不良消费或高消费行为的；
（五）有其他违反校纪校规行为的。
第五章 学籍异动的缴费规定
第十六条 退费的规定。学生缴纳学杂费后，如因故自愿退学（或死亡）或提前结束学业的，财务处实行按月退费（学年按10月计算），按学生实际在校学习、住宿时间，按月（不足1月按1月计算）计退剩余的学费、住宿费。各种代收费，据实结算。
对弄虚作假经学院复查不符合国家招生规定入学的，以及按学籍管理有关规定被退学、开除学籍的学生，不退还学费和住宿费。
对报到前预缴学费和住宿费，在开学前提出退学的，退还全部预缴学费和住宿费。
按国家和湖南省学籍管理规定，休学和因病保留入学资格的学生暂不退费，复学后按所修专业的学费和住宿费标准实行多退少补，因病无法复学的按自愿退学学生的办法办理。
对体检复查中发现患有严重疾病无法就读的新生，退还全部学费和住宿费。
学生办理退费时应提供原缴费的有关票据。
第十七条 复学学费的规定。休学后复学并转入下一年级学习的学生，其收费按复学后所在年级的收费标准执行。应征入伍学生退费，依据国家有关规定执行。留级、降级、插班等学生的收费按留级、降级、插班后所在年级和专业的收费标准执行。
第十八条 转专业学费的规定。学生转专业后，其学费执行同学年同专业的学费标准。
第十九条 转学学费的规定。从外校转入的学生，第一学期转入的收取全年费用，第二学期转入的收取半年费用。专科生升入本科后，执行同学年同专业的学费标准。相关单位委培在我院借读学生，按转入年级的标准计收全学年学费(含住宿费)。
第二十条 学生退学、休学时间按实际办理离校手续的时间计算，学生休学、复学应持教务处的书面证明到财务处办理相关手续。
第二十一条 所有学生学籍异动情况（包括学生死亡情况），有关部门应在异动确认后1周内书面通知财务处，财务处据以办理学杂费变更等相关手续。学生学籍异动，其有关代收费据实计收。
第六章 补考、重修、辅修、补修的缴费规定
第二十二条 学生课程考试不及格者，允许免费补考一次。补考后仍未及格的课程，第二次及以后的补考按每门20元收取补考费；试行学分制收费的学生，其首次补考后仍未及格的课程必须重修，并按实际重修学分缴纳每学分的学分学费。
第二十三条 重修可参加重选重修，也可参加由教务部门集中安排的短期重修。
第二十四条 学生在规定的毕业学分外，自愿多修、辅修专业课程的，按修读课程的规定学分收取每学分的学分学费。
第二十五条 学生因学籍异动需补修课程，按补读课程的规定学分收取每学分的学分学费。
第七章 无故欠费的认定和处理
第二十六条 无故欠费的认定。有下列情况之一者为无故欠费：
（一）无正当理由不按时办理缓交手续，故意欠费未予注册的；
（二）缓交期内不主动申请国家助学贷款，无正当理由超过缓交期限的；
（三）因自身主观原因贷款未被批准，无正当理由一个月内仍未还清欠费的。
本条所称正当理由是指经辅导员、系部和学院主管部门认可的不能缴费的客观原因。
第二十一条 对无故欠费的处理：
（一）通过各教学系部将欠费通知送达本人和家长，自通知之日起，一个月内必须交清所欠费用；
（二）不予办理注册手续，不予登记学习成绩，不予办理出国留学等手续，不能参加学位论文答辩；
（三）取消其年度评先、评优、评奖、推荐专升本及其它受惠的资格，并记入学生诚信档案；
（四）不享受各类奖助学金和困难补助；
（五）不具备毕业资格，不予办理毕业就业推荐、派遣、毕业证书和毕业证明等手续，缓办离校手续，毕业时其结业证书、毕业证书、学历（位）证书由学生所在系部代为保管，待缴清欠款后，再发放有关证书。
第八章 奖 惩
第二十七条 各系部要切实加强学生学杂费的收缴工作，财务处应在每学年末（助学贷款发放后）与系部进缴费结算，统计欠费人数和缴费率。缴费率计算公式如下：
缴费率=（当年实缴数+已核准未发放助学贷款）/当年应缴数（含历年累积欠缴金额）
第二十八条 学费收缴工作与系部次年公用经费结合，学费收缴率达到90%以上的系部，学院将如数核拨下年度公用经费。同时按以下方案进行奖励，年终考核时，对学费收缴率达到92%、95%、98%以上的系部，分别按照当年学费收缴数的0.1%、0.2%和0.3%给予奖励（其中：70%可用于奖励学费收缴具体工作人员，30%可用于补充系部公用经费）。凡在规定时间内学生平均缴费率未达到90%的系部，学院将按照学生实际缴费率与90%之间的差额百分点核减该系部次年公用经费（即欠缴数与90%差额率的百分比乘积数）。
第二十九条 违反本办法规定，发放欠费学生毕业证书、学历（位）证书和毕业档案的，由纪检监察室对直接责任人和相关负责人实行问责，按规定予以党纪政纪处分；涉嫌违法的，移送司法机关处理。
第九章 附 则
第三十条 继续教育学生学费收缴不适用本办法。可根据学生缴费的具体情况，自行确定收费程序，组织好收费工作。
第三十一条 实行“新生新办法、老生老办法”的原则。实行学分制的学生按学分制收费管理办法执行。
第三十二条 本办法由财务处负责解释。
第三十三条 本办法自发布之日起施行，原有办法同时废止。
