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财政金融学院教学档案管理办法

作者：袁冶编辑：袁冶发布日期：2017-02-27 点击次数：次

财政金融学院文件

　

财金院院发综字﹝2017﹞1号

财政金融学院教学档案管理办法

第一章总则

第一条 教学档案是在教学过程中直接形成并以文字材料、图表、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学文件总称。

第二条 教学档案管理工作是学院管理的重要组成部分。教学档案管理的好坏是衡量学院教学管理水平的重要标志，也是反映学院教育发展与改革历史进程的主要依据之一，必须做好教学档案的归档、检查、管理、评估等工作。

第三条 教学档案实行分类归口管理。凡需永久性保存的教学档案一律移交学院档案室保存管理；各系(所)在教学活动中形成的具有一定保存价值的教学资料由系（所）分别保存管理。

第二章归档范围

第四条 归档管理范围

（一）综合类：

1. 上级教育主管部门及学校下达的有关文件；

2. 关于教育改革、培养方案、培养规格、专业和课程设置及学制等方面的有关文件资料；

3. 学校或学院规划、实施计划、教学工作要点、有关教学工作会议的纪录、简报等有关材料；

4. 学校或学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及有关教学工作的文件；

5. 招生分配的各种制度、规定、条例及有关文件资料；

6. 学院、系（所）及各专业的简介；

7. 教学经费申请报告、教改项目的立项报告、实际经费预算及结算等有关资料；

8. 有关教学工作数据的统计、分析资料；

9. 学院每学年教学工作计划及总结，每学期期初、期中及期末教学检查工作安排、学生座谈会和教师座谈会记录表、教学检查总结。

（二）教学管理类

1. 教师教学有关规程以及教学工作检查、评估有关材料；

2. 教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、教学点评、评估、总结及院、系领导、专家听课记录；

3. 青年教师培训、考核、出国留学等有关材料；

4. 学籍管理材料（包括学籍卡、学生登记表、成绩册等）；

5. 学籍变更材料（转、休、退、复学等）；

6. 学生奖惩材料（优秀学生奖学金发放，学生获奖，先进集体，违纪学生的处理材料）；

7. 各类教学活动有关资料、记录等；

8. 课程安排表、学年校历；

9. 毕业生质量调查有关材料（包括调查计划、调查总结表、使用单位对毕业生质量评审意见）；

（三）教学业务类

1. 精品课程、重点课程、系列课程、一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料；

2. 教学大纲、教学计划、教学任务书、教学日历等有关资料；

3. 教材建设规划及实施措施、教师自编或主编教材、讲义、教学指导书、习题集及使用教材的目录；

4. 教师制作的CAI课件、电子教案等资料；

5. 优秀教师讲课的典型教案、教学案例以及重要备课笔记；

6. 各类优秀学生典型作业本、笔记和在校期间发表的论文。

7. 教学实习任务计划表、实习计划分配表、实习基地建设有关合同及文件、实习大纲、实习指导书、实习总结、实习讲义、有代表性的实习报告、优秀实习队、优秀实习学生的有关材料；

8. 实验项目一览表、实验指导书、实习日志、实验报告、实习鉴定表等有关实验教学工作的情况资料；

9. 各种考试试卷、试卷分析、成绩表及成绩分析表等课程考核材料；

10. 毕业设计（论文）的任务书、原件、评审意见、成绩单等有关资料。

（四）教学研究类

1. 各类教改项目的立项申请书、实施计划、成果总结；

2. 获校级以上的教学成果类的申报材料、获奖奖状或证书；

3. 获校级以上的教学质量优秀奖、优秀教材奖的申报材料、获奖奖状或证书；

4. 获校级以上的优秀集体奖、教书育人奖的申报材料、获奖奖状或证书；

5. 专业设置与改造、修订目录；

6. 教师发表的教学研究论文。

第三章归档要求

第五条 凡需归档的教学文件材料，必须遵循教学文件材料的自然形成规律，保持归档材料之间的内在联系，根据便于保管和利用的原则进行系统整理。

第六条 凡需归档的教学文件材料，尽量采用原件，规格相对统一；一般用计算机打印，不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写，字迹工整，图文清晰，并装订成册，以利长期保存。除纸质档案外，相配套的照片、光盘等电子档案同时归档。

第七条 所有教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、实习有关资料、教学检查座谈会记录、各类听课记录、毕业设计（论文）、考试试卷、实验报告等要求保存至少五年以上。

第四章收集、鉴定与管理

第八条 教学档案的收集

（一）收集工作必须贯彻集中统一管理的原则，遵循教学档案的自然形成规律，按归档范围分类收集。各部门或责任人一件工作或事情完成后，应及时整理，并装订成册归档。

（二）必须保证归档教学文件材料收集的完整性和准确性。

（三）所收集的教学文件材料按各大类分别积累，进行预立卷，并按时间先后顺序排列。

第九条 教学档案归档前的鉴定

（一）鉴定所收集的档案是否具有价值和具有怎样的保存价值。

（二）是否具有保存价值主要考虑下列两个因素：一是档案自身的特点和状况，例如档案的内容、来源、形成等是决定是否具有保存价值的基础；二是档案向社会提供利用的效果。

第十条 教学档案的保管和利用

（一）教学档案由综合办主任负责管理，不得丢失。

（二）按《湖南财政经济学院本科教学档案归档规范》进行建档。

（三）教学档案必须存放在安全可靠、防火、防盗、防霉、防雨的地点。

（四）教学档案一律由院档案室负责统一管理，其他人员需要查阅或借阅，必须办理相应的查询、借阅手续。

(五) 原始档案材料不能带离院档案室，在申报项目、评估等工作中需要档案材料的，必须复印，不得直接使用原始档案材料作为支撑材料。

第十一条 教学档案移交

各部门必须将每学期所形成的教学档案材料整理装订成册，并在每期期末向综合办主任办理移交。综合办主任必须按照自然形成原则，检查每项档案材料的完整性，如是否按封面、目录、工作安排、原始过程材料、工作总结等依序排列并装订成册。如合格，则办理相关移交手续，如不合格，应返回责任部门或责任人修改，再办理移交。

第五章附则

第十二条　本办法自公布之日起执行，由学院负责解释。

财政金融学院

2017年2月20日

附件1：

湖南财政经济学院本科教学档案归档规范

一级类目代号	二级类目代号	三级类目代号	类目名称	归档内容	归档部门	保管期限
JX1311 综合 JX1311 综合 JX1311 综合	JX1311—（一）教学基本情况	JX1311—（一）—1	教学文件	上级、学校有关教学工作的文件材料	教务处、二级学院	长期
		JX1311—（一）—2	规章制度	有关教学的规章制度	教务处、二级学院	永久
		JX1311—（一）—3	教学工作计划与实施	年度教学工作计划、会议记录、调研报告、简报、总结等	教务处、二级学院	永久
		JX1311—（一）—4	教学基本数据统计	①专业设置统计表；②任课教师统计表；③在籍学生统计表；④毕业生统计表；⑤仪器设备统计表（二级学院，非公共实验室）；⑥教学场地统计表	教务处、二级学院	永久
		JX1311—（一）—5	教学年鉴	各年度教学年鉴	教务处	永久
	JX1311—（二）教学改革与成果	JX1311—（二）—1	教学改革文件	上级、学校关于教学改革的文件	教务处、二级学院	长期
		JX1311—（二）—2	教学改革方案与计划	二级学院关于本部门教学改革的方案、教研活动计划、原始记录与总结	二级学院	长期
		JX1311—（二）—3	省级以上教学改革项目	省级以上教学改革项目一览表、立项文件、申报书、中期检查书与结题文件	教务处、二级学院	永久
		JX1311—（二）—4	校级教学改革项目	校级教学改革项目一览表、立项文件、申报书与结题文件	教务处、二级学院	长期
		JX1311—（二）—5	省级以上教学改革成果	省级以上教学改革成果一览表、申报书与获奖文件	教务处、二级学院	永久
		JX1311—（二）—6	校级教学改革成果	校级教学改革成果一览表、统计表及申报与获奖材料	教务处、二级学院	长期
	JX1311—（三）教学质量监控	JX1311—（三）—1	教学质量管理文件	教学质量管理文件与教学督导相关规章制度	评估办、二级学院	长期
		JX1311—（三）—2	教学检查	教学检查通知及检查情况通报	教务处、二级学院	长期
		JX1311—（三）—3	教学事故及处理	教学事故登记及处理材料	教务处、二级学院	长期
		JX1311—（三）—4	教学质量信息收集与反馈	教学质量信息收集与反馈材料（学生评教、教师互评、教学质量座谈会、教学质量调查等）	教务处、二级学院	长期
		JX1311—（三）—5	听课、评课	各级领导、教师听课、评课记录	教务处、二级学院	长期
		JX1311—（三）—6	教学督导	教学督导有关材料	评估办	长期
	JX1311—（四）教师与教学管理人员	JX1311—（四）—1	教风建设	教风建设文件、实施情况及总结	教务处、二级学院	长期
		JX1311—（四）—2	师资队伍建设	师资队伍管理文件、建设规划、培养培训计划与总结	人事处、二级学院	长期
		JX1311—（四）—3	教师基本情况	学年度教师、青年教师、主讲教师名册及学历、学位、职称、年龄统计表	人事处、二级学院	永久
		JX1311—（四）—4	教师个人教学档案	教师个人教学档案（①学历、学位证书、教师资格证书、职称证书；②承担教学任务情况、教研与科研情况等）	二级学院	长期
		JX1311—（四）—5	教学管理人员	①教学管理人员任命文件；②教学管理人员基本情况一览表	人事处	永久
		JX1311—（四）—5	教学管理人员	③教学管理人员教研科研项目、成果（含论文）一览表	科研处、教务处	永久
		JX1311—（四）—6	教师获奖	教师参加各项竞赛、评选及获奖材料	教务处、人事处二级学院	长期
		JX1311—（四）—7	教研室活动材料	教研室工作计划、教研活动记录与总结等	二级学院	长期
	JX1311—（五）学风	JX1311—（五）—1	学风建设文件	有关学风建设的文件、规章制度、实施情况与总结	学生工作处二级学院	长期
		JX1311—（五）—2	校园科技文化活动	校园科技文化活动材料	团委、二级学院	长期
		JX1311—（五）—3	学生评先、评优	学生综合测评、评先、评优及表彰材料	学生工作处、团委二级学院	永久
		JX1311—（五）—4	素质教育	素质教育的方案、措施及总结材料	团委、二级学院	长期
		JX1311—（五）—5	考风建设	考风建设相关材料	教务处、二级学院	长期
		JX1311—（五）—6	学生处分	学生处分材料	教务处、学生工作处二级学院	永久
	JX1311—（六）体育	JX1311—（六）—1	体育教学文件	上级、学校有关体育教学的文件、规章制度	体育学院	长期
		JX1311—（六）—2	体育达标	大学生体育达标材料	体育学院	长期
		JX1311—（六）—3	体育俱乐部	体育俱乐部工作计划、实施情况及总结	体育学院	长期
		JX1311—（六）—4	学生运动会	学生运动会材料	体育学院	短期
		JX1311—（六）—5	学生运动队与比赛	①学生运动队的组建、训练等材料；②学生运动队比赛及获奖材料	体育学院	永久
		JX1311—（六）—6	群众性体育活动	学院开展学生群众性体育活动的计划、实施情况及总结	体育学院	短期
		JX1311—（六）—7	运动场馆及设施	①体育运动场馆面积及生均面积统计表；②室内运动场所分布、平面图及面积统计表；③专项训练场馆和设施状况一览表；④体育设施、器材一览表及利用情况分析	体育学院	长期
JX1312 学科、专业、实验室建设 JX1312 学科、专业、实验室建设	JX1312—（一）学科、专业与课程 JX1312—（一）学科、专业与课程	JX1312—（一）—1	培养方案	各专业人才培养方案、修订原则、管理办法及调整记录	教务处、二级学院	永久
		JX1312—（一）—2	教学大纲	①课程教学大纲；②实践教学大纲（实验、实习、课程设计）；③考试大纲	教务处、二级学院	永久
		JX1312—（一）—3	学科建设	①上级、学校有关学科建设的文件；②学科建设规划及有关调查报告；③校级、省级（国家级）重点学科申报、审批、建设材料	科研处、二级学院	永久
		JX1312—（一）—4	专业建设	①上级、学校有关专业建设的文件；②专业建设规划及有关调查报告；③校级、省级、国家级特色专业或综合改革试点项目申报、审批、建设材料；④新增设本科专业申报、审批材料	教务处、二级学院	永久
		JX1312—（一）—5	课程建设	①上级、学校有关课程建设的文件；②课程建设规划及有关调查报告；③校级、省级、国家级精品课程申报、审批、建设材料；④教学内容与课程体系改革的方案、措施及实施情况	教务处、二级学院	永久
	JX1312—（二）实验室建设与实验教学 JX1312—（二）实验室建设与实验教学	JX1312—（二）—1	实验室建设文件	上级、学校有关实验室建设的文件	实验实训教学中心	长期
		JX1312—（二）—2	普通实验室建设	实验室建设规划、实施计划、建设情况及有关总结与评估材料	国有资产管理处实验实训教学中心	永久
		JX1312—（二）—3	示范实验室建设	校级、省级、国家级示范实验室申报、审批、建设与评估材料	实验实训教学中心二级学院	永久
		JX1312—（二）—4	教学设备采购	设备采购计划、实施情况与年度总结	国有资产管理处二级学院	长期
		JX1312—（二）—5	实验室管理	①实验仪器设备台帐；②实验设备维护、维修、报废等有关材料	国有资产管理处实验实训教学中心二级学院	长期
		JX1312—（二）—6	统计报表	实验室建设统计报表（实验教师队伍、实验设备、实验场地等）	国有资产管理处实验实训教学中心二级学院	永久
		JX1312—（二）—7	实验教学原始记录	实验教学原始材料(实验方案、实验记录、实验报告等)	实验实训教学中心二级学院	短期
		JX1312—（二）—8	实验项目	①实验课程、实验项目及执行情况材料；②综合性、设计性与创新性实验项目开出情况一览表及统计表	实验实训教学中心二级学院	短期
		JX1312—（二）—9	实验教学改革	实验教学改革材料（方案、实施情况及总结等）	实验实训教学中心二级学院	长期
		JX1312—（二）—10	实验室开放	实验室开放管理制度、开放实验项目及相关原始材料	实验实训教学中心二级学院	长期
JX1313 招生	JX1313—（一）		招生文件	上级、学校有关招生工作的文件材料	招生与就业创业指导处	长期
	JX1313—（二）		招生计划	分省、分专业生源计划	招生与就业创业指导处	长期
	JX1313—（三）		新生录取	新生录取名册	招生与就业创业指导处二级学院	永久
	JX1313—（四）		招生宣传与总结	①招生宣传材料；②招生工作总结	招生与就业创业指导处二级学院	短期
JX1314 学籍管理	JX1314—（一）		新生登记表	新生入学登记表	二级学院	永久
	JX1314—（二）		学生学籍卡	学生学籍卡	二级学院	永久
	JX1314—（三）		毕业生成绩表	毕业生成绩表	教务处、二级学院	永久
	JX1314—（四）		在籍学生名册	在籍学生名册及注册材料	二级学院	永久
	JX1314—（五）		学籍异动	学生学籍异动（升级、留级、休学、复学、转学、转专业、退学等）材料及学籍异动一览表	教务处、二级学院	永久
	JX1314—（六）		“专升本”材料	①“专升本”文件；②“专升本”协议；③“专升本”学生入学考试成绩单、学生名册等	教务处	永久
	JX1314—（七）		毕业生名册	①毕业学生名册及证书编号；②未毕业学生名册及相关材料	教务处、二级学院	永久
	JX1314—（八）		联合办学材料	①挂靠学校联合办学协议；②挂靠学校招生文件；③挂靠学校联合办学学生名册（含中职、高职）	教务处、各挂靠学校	永久
JX1315 课程教学、教学实践 JX1315 课程教学、教学实践	JX1315—（一）课堂教学	JX1315—（一）—1	开课计划	各学期开课执行计划	教务处、二级学院	长期
		JX1315—（一）—2	教学任务书	各学期教学任务书	教务处、二级学院	长期
		JX1315—（一）—3	授课计划	各学期教师授课计划	二级学院	长期
		JX1315—（一）—4	校历、课表	各学年校历、各学期课表	教务处、二级学院	长期
		JX1315—（一）—5	教学运行	排课、调课、停课、任课教师变更等方面的规章制度及执行过程原始记录材料	教务处、二级学院	长期
		JX1315—（一）—6	典型教案	获奖教案、教学竞赛与评选教案(复印件)	教务处、二级学院	长期
		JX1315—（一）—7	课程考试	①考试有关规章制度；②考试文档；③学生试卷（按成绩考核表名单顺序整理）；④课程试题库	教务处、二级学院	长期
		JX1315—（一）—8	多媒体教学	①多媒体教学建设规划与实施情况；②多媒体教学课件一览表及备份；③多媒体教学课程一览表	网络信息中心二级学院	长期
		JX1315—（一）—9	双语教学	双语教学的有关材料（文件、鼓励措施、申报、审批、开课课程、任课教师、教材、验收、评价等）	教务处、二级学院	长期
		JX1315—（一）—10	现代教育技术条件	多媒体教室、语音室、计算机房面积、座位、设备一览表及统计表	实验实训教学中心	长期
	JX1315—（二）实践教学 JX1315—（二）实践教学	JX1315—（二）—1	实践教学文件	实践教学文件及规章制度	教务处、二级学院	永久
		JX1315—（二）—2	实习指导书	各专业各类实习指导书	教务处、二级学院	长期
		JX1315—（二）—3	实习计划与实施	各专业各类实习计划、实施情况、总结、实习教案、手册	教务处、二级学院	长期
		JX1315—（二）—4	实习基地	①校内外实习基地材料（一览表、统计表、协议书、实习情况等）；②优秀实习基地的申报、审批、检查、验收评估材料	教务处、二级学院	长期
		JX1315—（二）—5	课程设计（学年论文）	实施方案、选题、指导书、任务书、学生设计说明书或作品、成绩	二级学院	长期
		JX1315—（二）—6	毕业论文（设计）管理	毕业论文（设计）组织、毕业论文（设计）课题及选题、毕业论文（设计）指导书、指导教师名单、学生分组名单、毕业论文（设计）检查（前期、中期、后期）、毕业论文（设计）答辩安排、毕业论文（设计）答辩原始记录、毕业论文（设计）成绩表、优秀毕业论文（设计）申请表、毕业论文（设计）工作总结、专家评审表等材料。	教务处、二级学院	长期
		JX1315—（二）—7	毕业论文（设计）	学生毕业论文（设计）	二级学院	长期
		JX1315—（二）—8	优秀毕业论文（设计）集	优秀毕业论文（设计）集	教务处、二级学院	长期
		JX1315—（二）—9	社会实践	社会调查、社会实践、课外科技活动、“两课”实践计划、实施情况及总结	二级学院	短期
		JX1315—（二）—10	外语课外教学	外语电台、外语角等相关材料	外国语学院	短期
		JX1315—（二）—11	学生竞赛	校级以上各类竞赛的通知、计划、组织实施、获奖证明材料及总结	教务处、二级学院	长期
JX1316 学位	JX1316—（一）		学位管理文件	上级、学校有关学位工作文件与规章制度	教务处	长期
	JX1316—（二）		工作计划与总结	学校学位评定工作计划、总结	教务处	长期
	JX1316—（三）		会议记录	学位委员会会议记录、决定	教务处	长期
	JX1316—（四）		学位授予资格审查	学生学位授予资格审查资料	教务处、二级学院	长期
	JX1316—（五）		授予学位学生名册	学位委员会授予学位名册	教务处	永久
	JX1316—（六）		未授予学位学生名册	未获学位学生名册及相关材料	教务处	永久
JX1317 毕业生	JX1317—（一）		毕业生就业文件	上级、学校有关毕业生就业的文件和规章制度	招生与就业创业指导处	长期
	JX1317—（二）		工作计划与总结	毕业生工作计划、简报、总结	招生与就业创业指导处二级学院	长期
	JX1317—（三）		毕业生供需材料	毕业生供需统计、计划、合同	招生与就业创业指导处二级学院	长期
	JX1317—（四）		毕业生就业	毕业生就业率统计、资格审查材料	招生与就业创业指导处二级学院	永久
	JX1317—（四）		毕业生就业	就业协议书及证明材料、就业评估材料	招生与就业创业指导处	长期
	JX1317—（五）		毕业生档案	毕业生档案及邮寄底单、毕业生档案去向表	招生与就业创业指导处	长期
	JX1317—（六）		派遣证存根	派遣证存根领取签收册	招生与就业创业指导处二级学院	长期
	JX1317—（七）		毕业生质量跟踪调查	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	招生与就业创业指导处二级学院	长期
	JX1317—（八）		校友会	校友有关材料	校友会秘书处	长期
JX1318 教材	JX1318—（一）		教材建设	教材建设的文件、规划、计划、实施情况及总结	教务处	长期
	JX1318—（二）		教材管理	教材管理的文件、规章制度及实施情况（招标、征订、发放、报废、赠与等）	教务处	长期
	JX1318—（三）		主编与参编教材、习题集	主编与参编教材、习题集及一览表	教务处、二级学院	长期
	JX1318—（四）		自编讲义、参考资料	自编讲义、参考资料及一览表	教务处、二级学院	短期
	JX1318—（五）		教材使用情况	①各专业教材使用目录；②教材使用情况统计表（使用获省部级以上奖励教材、近三年出版新教材、公认水平较高的教材、原版教材等）	教务处、二级学院	长期
	JX1318—（六）		教学用声、像资料	教学用声、像资料及统计表和一览表	教务处、二级学院	长期
说明： 1．根据学校《关于印发< 湖南财政经济学院档案实体分类方案>和< 湖南财政经济学院档案文件材料归档细则>的通知》（院发[2014]22号）文件，为简化标识符号，本科教学档案按三级目录进行归档，档号=年度号+分类号+流水号，年度号由自然年度数字组成。分类号由一、二、三级类目代号组成： JX1311~ JX1318（11为综合、12为学科、专业、实验室建设、13为招生、14为学籍管理、15为课堂教学、教学实践、16为学位、17为毕业生、18为教材）设定为一级目录代号；（一）（二）（三）……设定为二级目录代号；1、2、3……设定为三级目录代号；①、②、③……为四级目录代号，由归档部门根据表中归档内容自建。流水号按最下位类目依据年度内顺序依次排列。 2．本科教学档案按“归档内容”有序存放资料，每份归档资料，在归档时必须标注清楚档号，例如：“2015年本科教学考试大纲的档号，可标识为：2015JX1312—（一）—2—③，用铅笔标注在档案盒封脊竖标“全宗号”处，便于移交学校档案馆。 3．在归档过程中有个别资料（如上级文件）需重复归档的，需复印归档。 4．“卷内文件目录”的格式见下附表格。 5．关于保管期限，“永久”为15年以上；“长期”为10年；“短期”为5年。 6．档案盒由学校档案馆统一订制分发，归档部门根据需要领取。

附件2：

卷内文件目录

归档部门： 财政金融学院

档号：（如2015JX1312—（一）—2—③）

归档内容：（如考试大纲）

顺序号	文件名称	起止日期	文件张数	备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

上一条：财政金融学院学风建设日常检查工作安排

下一条：财政金融学院教学档案管理办法

财政金融学院教学档案管理办法

经世学馆财政金融学院举办金融数据终端认识与使用讲座

勇立时代潮头，争做时代先锋——记湖南财政经济学院2023-2024学年国家奖学金获得者周芷伊

2024金融学专业认知讲座二：当金融遇见泥土--基层经济中的智慧与温度

2024金融学专业认知讲座一：证券公司业务与金融发展

财政金融学院举办“走进税收”讲座