湖南财政经济学院合同管理暂行办法

第一章 总 则

第一条  为规范湖南财政经济学院（以下简称“学校”）合同管理，严格合同责任，防范合同风险，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等法律法规以及《湖南财政经济学院章程》的相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称合同是指学校作为独立的民事主体在民事活动中，与自然人、法人和非法人组织等平等主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。

使用学校经费的上述协议，均适用本办法。

学校与职工签订的聘用合同和劳动合同由人事部门按程序审核签订，不适用本办法。

第三条  学校合同的签订，必须遵守国家法律、法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，符合学校相关规定，维护学校正当权益。学校任何部门不得使用部门公章对外签订合同或冒用学校名义对外签订合同，不得利用学校合同损害学校利益。

第四条  本办法的合同范围包括但不限于学校与国内外教育机构、行业和社会力量的合作办学、教学基地建设、科研课题合作、技术和劳动服务、财务投融资以及通过招标采购签订的货物、工程、服务和资产出租出借等项目。

第二章 合同管理

第五条  本办法所称合同管理，是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度，对合同起草、审查、订立、履行、信息管理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。为方便合同管理，依据合同的性质和内容，学校将合同分为重大合同和一般合同。学校重大合同主要包括：

（一）校际合作办学合同；

（二）涉及利用学校无形资产的合同，包括商标权、专有技术权、土地使用权、特许经营权、冠名权以及其他财产权利等内容的合同。

（三）涉外合同；

（四）经批准的对外抵押担保、债权债务的清偿合同；

（五）融资（贷款）合同；

（六）标的物价值在20万元人民币以上的合同；

（七）学校认为应该按重大合同管理的其他合同；

上述重大合同以外的合同为一般合同。

第六条 

（一）学校财务融资、非学历教育招生合作办学、劳务、科研基地建设以及各类综合合同，由相关职能部门根据其职责范围，进行分类归口管理。上述各业务归口管理职能部门主要负责人为合同管理责任人，负责本部门所管辖业务合同文本的起草、拟定、送审、报批及指定项目使用部门负责合同履行管理等工作。

（二）采购业务合同按照《湖南财政经济学院工程项目招标采购管理办法》（湖财校发〔2023〕126 号）、《湖南财政经济学院货物与服务采购管理办法》（湖财校发〔2023〕123 号）相关规定执行。

第七条  学校法律事务办公室负责协调合同签署授权委托事宜以及协调学校其他部门共同管理合同工作。

第八条  学校聘请常年法律顾问，协助学校起草、修改、审查合同，参与重大合同谈判，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。

第九条  为规范格式，合同应采用国家有关部门统一制定的格式文本。凡国家规定采用标准合同文本的，必须采用标准文本；没有标准合同文本的，各职能部门应分类制定合同示范文本，并报学校审计处、学校法律事务办公室审核备案。合同文本由合同相对方提供的，合同承办单位和承办人应认真审阅，必要时向对方提出修改意见，共同协商确定文本。

第十条  合同须使用学校行政公章，学校行政公章由学校党政办机要室执掌和保管。

第十一条  合同份数按照需要确定，学校档案室须留存合同和合同审批单备查，合同承办部门、财务处(涉及经济业务或年度经费预算的合同)、审计处（涉及工程类合同及与工程相关的技术服务合同）可留存合同，合同由学校法律事务办公室负责编号，根据需要分发。

第三章 合同的立项、起草、审查、签订与归档

第十二条  凡列入年度预算或不涉及资金使用的项目，可直接进行合同立项。凡未列入年度预算计划的项目，在落实资金来源、由校长办公会议或学校党委会议批准后方可立项。

第十三条  立项后，除招标采购业务外，一般由业务归口职能管理部门作为合同承办部门，负责合同文本的起草。货物与服务的采购合同按照《湖南财政经济学院货物与服务采购管理办法》（湖财校发〔2023〕123 号）的规定执行；工程采购项目合同按照《湖南财政经济学院工程项目招标采购管理办法》（湖财校发〔2023〕126 号）的规定执行。

合同承办部门应从维护学校权益出发，根据《中华人民共和国民法典》及相关规定，在对合同当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行调查、对合作事项的可行性与合法性进行必要论证后，按照统一示范文本格式开展合同文本起草工作。合同的基本要素应齐全，条款应明确、具体，包括页码数（含附件页码）。

合同的主要内容应包括：当事人姓名（名称）和住所，合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式，双方的权利义务，合同相对方各种承诺及优惠条件，审计约定及费用支付办法，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等。

第十四条  合同承办部门起草合同文本前需要进行谈判的，应当及时向分管校领导汇报；合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的，承办部门应邀请法律顾问参加。

第十五条  在订立合同前，应按照《湖南财政经济学院合同审批登记表》（详见附件一）的要求，通过相应的审查程序，具体工作流程详见附件二。

具体规定如下：

（一）一般合同由业务归口职能管理部门、法律事务办公室、法律顾问进行审查，并报相关分管校领导签署；采购业务合同按照学校资产管理相关制度规定执行。

（二）重大合同由业务归口职能管理部门、法律事务办公室、法律顾问、审计处、分管校领导共同审查，并报校长最后审定签署；

（三）凡涉及经济业务或年度经费预算的合同还需请财务处、审计处参加审查，20万元及以上项目需请教工代表（工会）参与；5-10万元的工程类合同不需要财务、审计审签。

（四）各审查部门一般应在五个工作日内完成会签。重大合同要及时上报该项目分管校领导，并呈校长审定。

第十六条  有关审查部门要分工协作，各负其责，共同为维护学校利益把好关。各审查单位主要职责：

（一）业务归口职能管理部门。主要对合同的可行性、必要性、合同标的合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行审查。合同内容涉及到多个职能部门的，须经相关职能部门会签。

（二）资产管理处。按照《湖南财政经济学院工程项目招标采购管理办法》（湖财校发〔2023〕126 号）、《湖南财政经济学院货物与服务采购管理办法》（湖财校发〔2023〕123 号）履行职责，对资产管理、招标采购业务中的重要商务条款进行审核、会签，对相关和合同进行归档。

（三）审计处。审查合同文本格式是否规范、合同的必要条款是否具备、内容是否合理合法等事项，重点审查合同中结算条款（如合同形式、价格风险、工程签证及审核费扣除等）。

（四）财务处。审查经济类合同条款是否符合学校有关财经政策和财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源保障，资金结算及付款方式是否合理、法定账户是否明确清晰等。

（五）法律事务办公室（法律顾问）。对合同内容和条款的合法性、合理性进行全面审查，对履行合同的风险进行评估，做出通过审查、建议修改的明确结论，必要时出具法律意见书。

（六）分管校领导。对经有关审查部门审查后的合同，签署意见。存在不确定事项或有争议的合同应提交学校相关会议研究后，呈校长审定。

各会签部门及会签人应在审核会签单上签署“同意”或“不同意”的确定性意见或具体审核意见，而不应使用“原则同意”“基本可行”等模糊性意见。

第十七条  合同承办部门向审查部门呈送合同初审稿时，除提供《湖南财政经济学院合同审批表》外，必须按以下要求提供相关材料：

（一）通过招标采购签订的合同，需提供招、投标文件和评标报告（或开标记录）；

（二）对方资信情况说明；

（三）对重大合同的论证意见；

（四）其它需要提交的材料。

第十八条  合同文本经审查需要修改的，承办部门应根据有关审查部门的修改建议，及时对合同进行修改，并送相关审查部门复查通过。合同文本通过审查但在签订前有异动的，应重新审查。

第十九条  合同承办部门应对合同文本条款及出具有关情况说明的真实性负责。

第二十条  合同承办部门报送合同进行审核时，应指定本部门承办人员具体负责，不得由其他部门人员代办。

第二十一条  一般合同，通过审查后，由承办部门负责人报请分管校领导签署；重大合同，通过审查后，由校长签署或由校长授权分管校领导签署。

第二十二条　通过招标采购签订的货物、工程、服务和资产出租出借等经济类合同的立项、起草、审查工作，按照《湖南财政经济学院国有资产管理办法》（湖财校发〔2023〕122 号）、《湖南财政经济学院货物与服务采购管理办法》（湖财校发〔2023〕123 号）、《湖南财政经济学院工程项目招标采购管理办法》（湖财校发〔2023〕126 号）的规定执行。

第二十三条  合同文本正式签订后，合同承办部门凭《湖南财政经济学院合同审批登记表》及有关资料，到学校党政办机要室统一加盖湖南财政经济学院行政公章，并留一份合同用于档案室存档，否则不予盖章。

第二十四条  合同订立后，承办部门要明确专人妥善整理和保管合同及其相关资料，如合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、电子数据、合同履行记录及索赔报告等文件材料，并按照《湖南财政经济学院档案管理办法》的规定，移交学校档案室进行统一归档管理。因未及时移交造成损失的，可根据学校有关规定进行行政问责。

第四章 合同的履行与变更

第二十五条  合同签订后，即具有法律效力，合同承办部门必须对合同执行情况进行动态监督，加强对合同履行过程中各个环节（包括签约、交货、验收及结算）的跟踪管理，保质、保量按期完成合同约定事项。

第二十六条  在合同履行过程中，确需变更或解除合同的，应经双方协商后，签订变更或解除合同文本。变更或解除合同，必须说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等，并按前述流程报相关部门审核后执行。

第二十七条  在合同履行过程中，如果对方没有按合同的约定履行，合同承办部门和相关人员必须立即以书面函件形式通知对方，并及时将出现的问题、拟采取的措施按照管理权限，向分管校领导或校长汇报，积极采取措施以防止损失扩大。

第二十八条  经合同承办部门征求意见，组织验收、办理合同资料存档手续完毕并提供相关数据后，财务部门根据合同文本及相关部门签章方可办理资金结算。

第二十九条  学校不得向合同对方当事人支付定金或预付款，特殊情况需要支付的，需根据合同性质（一般或重大合同），按照授权报请相关校领导批准后，严格按照国家有关规定执行。

第三十条  合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，按标的物产地同行业其他单位经过批准的同类产品质量标准处理，一般应以货物交清、工程竣工并验收合格，价款结清、无遗留问题为准。

第三十一条  合同作为学校或有关单位对外活动的重要法律依据和凭证，有关人员应当保守合同秘密。

第五章　合同纠纷的解决

第三十二条  合同执行过程中出现争议时，以合同承办部门为主进行协商解决。协商不成的，可以通过法律诉讼程序解决。

第三十三条  对双方协商未达成一致的合同纠纷，合同承办部门应从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据，写出对该纠纷的处理意见，报学校分管校领导。

第三十四条  对需法律诉讼程序解决的合同纠纷，分管校领导应及时召集法律事务办公室和法律顾问、监察专员办公室、审计处、财务处及相关部门组成合同纠纷处理小组，参与该纠纷的协商、调解或者诉讼活动，研究确定该合同纠纷解决的具体方案，并报校长批准。

第三十五条  合同纠纷涉及的相关部门应当根据合同纠纷处理小组的要求及时提供相关资料和信息，为学校处理合同纠纷提供必要的支持。

第六章　合同管理责任

第三十六条  学校各部门因未按本办法办理合同事宜，给学校造成经济、名誉损失的，学校依据有关规定进行行政问责。

第三十七条 学校任何部门和个人未经授权私自签订合同，造成经济或其它损失的，学校将依照有关规定追究责任部门及直接责任人员的经济或行政责任；触犯法律的，移送司法机关追究法律责任。

第七章 附 则

第三十八条  本办法中未尽事宜，依据《中华人民共和国民法典》相关条款执行。

第三十九条  本办法自发布之日起执行，原《湖南财政经济学院合同管理暂行办法（院发〔2014〕29号）》同时废止。

第四十条  本办法由学校法律事务办公室负责解释。

（此页无正文）　　　　　　　　　　　　　　　　

         湖南财政经济学院

         2023年12月21日

湖南财政经济学院党政办                2023年12月25日印发

附件1

湖南财政经济学院合同审批登记表

合同性质（一般、重大）：　　　　　　　　　　　　合同签订时间：                

附件2

学校合同事项办理流程